Tổng Đài

Tổng Đài – Hệ thống tổng đài điện thoại tốt nhất 2020

Tổng đài thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh ở mọi lĩnh vực, nghành nghề khi cần liên lạc nội bộ hoặc thực hiện cuộc gọi kinh doanh cùng lúc nhiều người và nhận cuộc gọi từ khách hàng, đối tác gọi vào doanh nghiệp mình. Với một hệ thống tổng đài lớn được kết nối giữa công ty với các chi nhánh, văn phòng thông qua các hệ thống tổng đài được kết nối VPN hay leased line PSTN giúp việc kết nối trở nên đơn giản và toàn cầu hóa cuộc gọi nội bộ với chi phí cực kỳ thấp cho mỗi cuộc gọi liên lạc với nhau bởi tổng đài điện thoại – PBX System.

Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại là một hệ thống viễn thông được sử dụng trong mạng điện thoại chuyển mạch công cộng hoặc trong các doanh nghiệp ngày nay. Nó kết nối các đường dây thuê bao điện thoại hoặc dựa vào mạng internet để ảo hóa thiết lập các cuộc gọi điện thoại giữa các thuê bao nội bộ, trong nước và ra quốc tế bởi tổng đài điện thoại.

Hệ thống tổng đài
Hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp

Hệ thống tổng đài gồm những gì

Một hệ thống tổng đài hoàn chỉnh cần có ít nhất một khung chính tổng đài có cấu hình từ 2 CO (2 số bưu điện vào), 8 số máy nhánh (EXT) ra cho 08 nhân viên trong doanh nghiệp sử dụng để liên lạc nội bộ và gọi ra đồng thời được 2 máy bởi sẽ chiếm 2 số điện thoại gọi ra, ví dụ: Nhân viên kinh doanh gọi ra thì Tổng đài tự chiếm CO 1: (028) 7109 8678, nhân viên Kế Toán gọi ra thì CO 2 còn lại là số: (028) 7109 8679 để liên lạc. Bảo vệ có thể gọi qua phòng nhân sự số 104 hoặc gọi lên giám đốc 108, …

1. Khung chính tổng đài

Khung chính tổng đài là một khối hộp được thiết kế với bo mạch chủ (Card chính – Mainboad) thiết kế lớn nhất và có nhiều khe để gắng các card cơ bản và card phụ nâng cấp. Trên khung chính ít nhất sẽ có card cpu, card nguồn.

Giới thiệu về Khung tổng đài Panasonic TDA 600
Tùy mỗi dòng tổng đài analog hoặc tổng đài ip mà có những card mở rộng phù hợp khi doanh nghiệp lựa chọn dòng tổng đài phù hợp:

2. Khung phụ tổng đài

Với khung tổng đài phụ sẽ đảm nhiệm việc mở rộng thêm card máy nhánh, card co, card disa, … Trong khung tổng đài chính cũng có bo mạch chủ và bộ xử lý trung tâm nhưng chủ yếu làm nhiệm vụ kết nối và truyền dẫn thông tin về cho khung chính xử lý toàn bộ.

3. Hộp đấu nối MDF hoặc Switch mạng

Hộp đấu nối cáp tín hiệu được gọi là hộp MDF được thiết kế bằng nhựa để có thể chống lại mưa, năng thời tiết bên ngoài hoặc trong nhà, tránh rỉ sét làm ảnh hưởng tới các điểm tiếp xúc các tín hiệu ra từ tổng đài và đấu với các cáp tín hiệu từ nơi đặt điện thoại cố định về hộp đấu nối mdf.

Trong hộp đấu nối MDF sẽ có nhiều thanh KH23 với 10 cặp chân tiếp xúc các cáp tín hiệu 2 đôi cáp và line CO Analog từ bưu điện vào để cấp tín hiệu cho khung tổng đài chính.

Nếu sử dụng tổng đài IP thì mọi kết nối Ext đầu cuối sẽ thông qua Switch chung hệ thống mạng – lớp mạng LAN nội bộ có dây hoặc mạng Wifi Chuyên Dụng giúp toàn hệ thống là một lớp mạng không cần chia Vlan rối rắm nhưng an toàn đảm bảo.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài

Tình huống thực tế hoạt động Tổng đài điện thoại:

  1. Trong giờ làm việc bạn có thể cho đổ chuông ở Máy tiếp tân – Reception
  2. Giờ nghỉ trưa bạn có thể không muốn bị làm phiền nên có thể không cho đổ chuông hoặc cho đổ chuông ở phòng bảo vệ.
  3. Tối bạn có thể thay bằng lời chào dạng: ” Cảm ơn Quý khách, hiện tại đã hết giờ làm việc, vui lòng gọi lại vào giờ hành chính ngày mai, cảm ơn Quý khách! “

Thương hiệu Tổng đài nổi tiếng và hay dùng:

Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau, nhưng tại Việt Nam thị phần tổng đài nội bộ thường đựơc sử dụng các hãng: Panasonic, Siemens, Erission, Avaya, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, Lucent, LG, Samsung, IntelBras,… và các tổng đài trong nước như Miswi, Sun,…

Lựa chọn tổng đài:

Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại hoặc tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình tổng đài phù hợp cho hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài về sau nếu công ty tuyển thêm nhân viên hay chi nhánh.